マイナンバー管理 エクセル Excel

マイナンバー管理 エクセル Excel

マイナンバー制度の開始とともに、一般企業では、マイナンバーの収集や管理が義務化されます。マイナンバーの収集も大変ではありますが、それ以上に大変なのが、集めたマイナンバーの管理です。
マイナンバー関連のサービスも多数ありますが、中小企業の場合費用をかけられないケースや、そもそも利益を生み出すものでない「マイナンバー」に対し、コストをかけて管理するというのも嫌だという企業も多いでしょう。
こういった理由から費用をかけずに、マイナンバーをExcelで管理する企業もありますが、推奨はされていません。ですが、マイナンバーをExcelで管理することは、法律上も可能ですし問題はないです。

 

Excelで管理する場合の注意点はセキュリティです。
管理する従業員や個人の外注などの人数が多くない場合は、実はExcelだけでも十分です。ただし、セキュリティは厳重にする必要があります。できれば、インターネットに一切接続しない専用のパソコンを購入し、そのPCとExcelにパスワードをかければ良いだけです。
そのPCとExcelのパスワードをマイナンバーを管理する人にしか分からないように管理すれば良いのです。
もしくは、全て紙ベースで管理をして専用の金庫に保管をしておくという方法もあります。

 

マイナンバー制度でネットセキュリティやその対策ソフト等を販売している会社が好業績ですが、理由としてはインターネットに関するセキュリティに完璧はないからということです。
セキュリティソフトを入れても100%はないですし、悪意を持った社員による犯罪もパソコン上では行い易いでしょう。逆にこういったものはアナログで管理した方が、セキュリティは保ち易いのです。

 

また、デジタルデータは消せないという特性があります。個人情報などが入ったExcelデータは、もちろんゴミ箱に入れただけでは消えませんし、ゴミ箱を空にしても消えません。デジタル上のシュレッダーソフト、データ削除ソフトを持ってしても完全に消すのはなかなか難しく、復元できる可能性もあるそうです。

 

 

マイナンバーの漏洩時の罰則などについて
マイナンバーの漏洩等には、かなり厳しい罰則があります。意図的に情報漏洩した場合には、禁固4年なので、おそらく一発実刑判決になるのでは?とも言われています。

 

例えば、従業員などが故意にマイナンバーを漏洩した場合、最高で懲役4年です。また、企業として存在するリスクには次の4つがあると言われています。

 

民事損害賠償請求
刑事罰
行政対応
信用問題

 

マイナンバーを漏洩してしまった場合には、損害賠償のリスクもありますし、それが従業員によるものであっても、使用者責任なども企業側にはありますので、マイナンバー制度によって企業側はリスクだけ増えるとも言えます。